접대비 비용처리하려면 이게 꼭 있어야 합니다

작은 업체더라도 사업체를 운영하다 보면 거래처와의 원활한 관계를 위해 간단한 식사라도 대접하거나 거래처 임직원의 결혼식 혹은 상갓집에 가서 축의금이나 조의금을 내야 할 때가 적지 않은데요. 한 건, 한 건씩 놓고 보면 그리 크지 않은 금액이지만 이런 접대비와 경조사비도 1년 동안 지출한 비용을 모으면 꽤나 큰 금액이 되죠. 

세법에서는 개인사업자가 사업과 관련해 지출한 이런 접대비‧경조사비를 경비로 인정해 비용으로 처리할 수 있도록 하고 있는데요. 비용처리되는 금액이 커질수록 사장님들이 매년 5월에 납부해야 하는 종합소득세 금액은 줄어들게 됩니다. 

식사, 술자리와 같은 일상적인 교류 활동과 관련된 비용 항목이다 보니 어떤 지출이 접대비에 해당되고 1년에 얼마만큼의 금액까지를 접대비로 인정받을 수 있는지 궁금해하시는 사장님들이 많으신데요. 

이번 글에서는 접대비와 경조사비로 인정받을 수 있는 지출은 무엇이고, 경비로 인정받기 위해서는 각각의 지출마다 어떤 증빙자료가 필요한지, 그리고 접대비‧경조사비로 인정받을 수 있는 금액의 한도는 회사 규모에 따라 어떻게 결정되는지에 대해서 하나씩 살펴보도록 하겠습니다. 

건당 3만원 초과하는 접대비는 법정지출증빙이 꼭 필요해요

그럼 먼저 접대비란 어떤 종류의 지출을 뜻하는지에 대해서부터 알아보도록 하겠습니다. 대부분의 분들이 이미 알고 계시듯이 접대비는 업무와 관련해서 거래처에 식사나 술, 다과와 음료, 선물 등을 제공하는 데 드는 비용 등을 말하는데요. 교제비‧기밀비‧사례금 같은 이름으로 불리는 비용들도 모두 접대비의 범주에 포함된다고 알고 계시면 됩니다. 

세무당국에서도 거래처와 친밀한 관계를 맺기 위해 일정 액수의 접대비를 지출하는 건 불가피한 일로 인정하고 있어, 접대비 역시 일정 한도 안에서 경비로 인정받을 수 있습니다. 

지출한 접대비를 비용으로 처리하기 위해서는 꼭 지켜야 하는 조건이 있는데요. 바로 건당 3만 원을 초과한 접대비 지출에 대해서는 반드시 세금계산서, 계산서, 신용카드(체크카드 포함) 매출전표, 현금영수증 중 하나를 증빙자료로 갖고 있어야만 합니다. 

아무리 세법의 취지에 맞게 거래처와의 건전한 교제를 위해 지출한 비용이더라도 3만 원을 초과한 지출은 앞서 말한 네 가지 법정지출증빙자료 중 하나가 없다면 접대비로 인정받을 수 없습니다. 

원래는 1만원 초과 접대비에 대해서도 세금계산서 등을 요구했지만 2021년 8월부터 개정된 세법이 적용되면서 금액 기준이 3만원 초과 금액으로 완화됐습니다. 참고로 법인의 경우에는 법인카드로 결제한 금액만이 접대비로 인정됩니다. 

여기서 또 한 가지 주의하셔야 하는 점이 있는데요. 3만원을 초과하는 금액을 결제하고 신용카드 매출전표를 받았더라도 매출전표에 기재된 상호 및 사업장 소재지가 신용카드 회사에 등록된 해당 가맹점의 상호 및 사업장 소재지와 다른 경우 , 이 비용도 접대비로 인정받지 못합니다. 

3만원 이하 소액 접대비의 경우에는 앞서 말한 네 가지 증빙자료가 없더라도 간이영수증 등 돈을 지출했다는 사실이 객관적으로 인정되는 증빙자료가 있다면 접대비로 인정받아 비용으로 처리할 수 있습니다. 

3만원 이상 금액을 접대비로 썼을 때는 반드시 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등 하나는 챙겨야 한다는 사실 은 잊으시면 안 됩니다. 

우리 업체는 얼마까지 접대비로 비용처리할 수 있을까?

증빙자료를 챙기는 게 가장 중요하다는 사실을 알아봤으니 이제는 회사 규모별로 얼마만큼의 금액을 연간 접대비로 인정받을 수 있는지 알아보도록 하겠습니다. 

접대비 비용처리 한도액을 구하는 방법은 다음과 같습니다. 먼저 ①번 ‘기본 한도’와 ②번 ‘추가 한도’를 구한 뒤 두 값을 더하면 됩니다. 조금 복잡해 보이실 수 있는데 제가 뒤에서 찬찬히 쉽게 설명드리겠습니다. 

①(기본 한도) 1200만원(중소기업의 경우에는 3600만원) × 당해 사업연도의 운영 월수/12

②(추가 한도) 수입금액(매출액) × 수입금액별 적용률 + 특정 수입금액 × 적용률 × 0.1

①번 공식의 내용은 개인사업자에게는 1200만원을, 중소기업에게는 3600만원을 연간 기본 접대비 한도로 제공한다는 뜻입니다. 1년에 12개월 모두 운영된 업체라면 1200만원을, 1년에 5개월만 운영된 업체는 1200만원에 5/12를 곱한 값을 기본 한도액으로 제공한다고 이해하시면 됩니다. 만약 7개월 17일 운영된 업체가 있다면 8개월 동안 운영된 것으로 인정해줍니다. 이 경우라면 1200만원에 8/12를 곱해야겠죠. 1개월 미만의 기간은 1개월로 간주하고 있습니다. 

②번 공식의 내용은 수입금액, 즉 해당 업체의 매출액에 ‘수입(매출)금액별 적용률’을 곱한 값을 추가로 더 인정해준다는 뜻인데요. 여기서 수입금액별 적용률은 세무당국이 정해놓은 매출액별 접대비 인정 비율을 뜻합니다. 

매출이 100억원 이하 기업은 매출액에 0.003%를 곱한 값이 추가적인 접대비 한도로 제공됩니다. 100억~500억원, 500억원을 초과하는 매출액에 대한 적용률도 따로 규정되어 있기는 하지만 지금 네이버 비즈니스 금융센터 사이트에서 이 글을 읽고 계신 사장님들께는 거의 대부분 해당되지 않는 내용일 듯해 설명은 생략하겠습니다. 

특수관계자와의 거래에 적용되는 특정 수입금액과 그 적용률 역시 일반적인 자영업자 사장님들이 특수관계자 거래에 해당될 일은 없으므로 건너뛰도록 하겠습니다. 

자, 그럼 방금 말씀드린 내용을 바탕으로 실제로 계산을 해보도록 하겠습니다.

여기 지난 1년간 계속해서 사업체를 운영했고, 연간 매출(수입)은 3억원인 업체가 있다고 해보겠습니다. 세법에서 비용처리를 인정하는 이 업체의 연간 접대비 한도를 계산하는 방법은 다음과 같은데요. 

1200만원 × 12/12 + 3억원 × 0.003%
=1200만원 + 90만원
=1290만원

계산에 따라 이 업체가 종합소득세 신고 시 지난해의 접대비 지출에 대해 비용으로 처리할 수 있는 최대 한도는 1290만원이라는 사실을 알 수 있습니다 

세법에 따라 정해진 접대비 비용처리 한도를 벗어나는 접대비에 대해서는 그 금액이 아무리 크다고 하더라도 비용으로 처리할 수는 없습니다. 

경조사비의 비용처리 한도가 행사 당 20만원인 이유는 무엇일까?

접대비로 인정받기 위한 증빙 조건과 회사의 매출에 따른 접대비 비용처리 한도에 대해 알아봤으니 이제 경조사비에 대해 알아보도록 하겠습니다. 

누구나 다 알고 있는 것처럼 거래처 관계자의 결혼식에 가서 낸 축의금과 장례식에 가서 낸 조의금 등이 경조사비에 해당되는데요. 

한 가지 더 아셔야 하는 사실은 이 같은 경조사비 역시 세법에 따라 접대비로 분류된다는 사실입니다. 비용 항목에 접대비와 경조사비가 따로따로 있는 게 아니라 접대비 안에 경조사비가 포함돼 있다는 말씀이죠. 그렇기 때문에 경조사비 역시 업체별 접대비 비용처리 한도 안에서만 경비로 인정받을 수 있습니다. 

비용으로 인정받을 수 있는 건당 축의금, 조의금의 현실적인 한도는 20만원입니다. 세무당국에서 20만원까지는 세금계산서 등 적격증빙 없이 청첩장(모바일 청첩장 등 포함)과 부고장(문자‧메신저 부고 알림 메시지 등 포함)만 제출해도 경조사비로 지출한 것으로 인정해주기 때문이죠. 

만약 세금계산서 등 적격증빙을 발급받을 수 있다면 20만원 이상 금액의 지출도 경조사비로 인정받을 수는 있는데요. 하지만 결혼식장이나 장례식장에 가서 축의금과 조의금을 내고 세금계산서를 발급받는 건 현실적으로 힘든 일이니 실제적인 건당 비용처리 한도는 20만원이라고 이해하시는 게 좋을 거 같습니다. 

또한 이 20만원은 회사 임직원 1인당 한도를 뜻하는 게 아니라 동일 행사에 참석한 회사 임직원들이 회사 공금으로 낸 경조사비를 모두 합한 금액에 적용되는 비용처리 한도라는 사실도 아셔야 합니다. 

예를 들어 거래처인 B회사 직원의 결혼식에 A회사 직원 3명이 참석해 회사 공금으로 각각 20만원씩을 모두 60만원을 축의금으로 냈다고 하더라도 회사가 경조사비로 비용처리할 수 있는 금액은 20만원뿐이라는 말씀입니다. 행사 한 건당 인정받을 수 있는 경조사비의 한도가 20만원이라고 이해하시면 됩니다. 

이번 글에서 말씀드린 내용을 다시 한번 정리해보면 다음과 같습니다.

첫째, 3만원을 초과하는 접대비 지출은 세금계산서 등 법정지출증빙이 없으면 비용으로 인정받지 못한다. 3만원 이하 소액 접대비는 간이영수증 등만 제출해도 비용으로 처리할 수 있다. 

둘째, 회사 매출 규모에 따라 정해진 접대비 한도를 벗어나는 금액은 접대비로 비용처리할 수 없다.

셋째, 청첩장이나 부고장만을 갖고 인정받을 수 있는 경조사비는 건당 20만원이다.
만약 결혼식장이나 상갓집에 가서 축의금과 조의금을 내고 세금계산서 등을 발급받을 수 있으면 20만원 이상의 금액이더라도 경조사비로 인정받을 수 있지만 현실적으로 매우 힘든 일이다. 

넷째, 건당 경조사비 비용처리 한도 20만원은 직원 1인당 한도가 아니라 동일 행사에서 지출된 전체 회사 공금에 대한 비용처리 한도다.

이번 글에서 살펴본 글이 독자분들께서 접대비와 경조사비를 비용으로 잘 처리하셔서 종합소득세를 절세하는 데 도움이 되기를 바라면서 이번 글은 여기서 이만 마치도록 하겠습니다. 감사합니다.